Le pipeline d’une agence doit aider à décider de la prochaine action pour chaque projet. Une colonne « intéressé » apporte peu si chaque commercial l’interprète différemment. L’objectif est de créer des étapes décrivant des progrès observables et de repérer les opportunités bloquées sans dépendre de la mémoire d’une personne.
HighLevel distingue le contact, qui représente une personne, de l’opportunité, qui représente une affaire potentielle. Le pipeline rassemble le processus et ses étapes. Cette séparation est utile lorsqu’un client se renseigne d’abord sur un site web, puis plusieurs mois après sur une campagne publicitaire. Guide officiel des pipelines et opportunités.
Écrivez les règles de chaque étape#
Commencez par quelques étapes et définissez les éléments qui autorisent l’entrée et la sortie. Pour une agence, une première structure peut être : demande reçue, diagnostic effectué, proposition présentée et décision en attente. Gérez le résultat gagné ou perdu avec l’état correspondant de l’opportunité.
« Diagnostic effectué » implique un échange réalisé et un résumé du besoin. « Proposition présentée » implique que la proposition a été communiquée à la bonne personne. L’intention d’un commercial de préparer un document ne constitue pas une avancée du client.
Pour chaque étape, définissez une prochaine action attendue et un délai interne de révision. Ce délai peut varier entre un commerce local et une entreprise achetant par appel d’offres. Documentez ces différences pour interpréter correctement une opportunité ouverte depuis plusieurs jours.
Recueillez uniquement des données utiles à l’action#
Utilisez les champs du contact pour les informations stables sur la personne et les champs d’opportunité pour les données du projet, comme le service, le budget indicatif ou la date de décision prévue. HighLevel propose plusieurs types de champs personnalisés ; leur disponibilité dans les autres modules dépend de l’objet et du type choisis. Champs personnalisés et objets.
Commencez par le service demandé, le responsable, la prochaine action, la date de suivi et le motif de perte. Pour les catégories répétées, utilisez un petit ensemble d’options convenues. Gardez un espace bref pour le contexte complémentaire, sans y ranger toutes les informations importantes.
Examinez un cas complet#
Exemple hypothétique : une entreprise demande du SEO et de la publicité. L’équipe ouvre une seule opportunité si les deux services partagent budget et décision, ou deux s’il s’agit d’achats indépendants. Après le diagnostic, elle note qui décide, quel problème est prioritaire et quand la proposition sera examinée. Cette définition évite de compter deux fois le même revenu potentiel.
Chaque semaine, recherchez les opportunités sans responsable, sans prochaine action ou avec des informations incomplètes. Examinez aussi les pertes pour distinguer manque de budget, offre inadaptée et absence de réponse. Ne créez pas une catégorie supplémentaire pour chaque nouvelle explication.
Mesurez le temps entre les étapes, la part des diagnostics aboutissant à une proposition et les opportunités sans suivi. Avant de comparer les commerciaux, vérifiez qu’ils appliquent les mêmes règles. Le CRM devient utile lorsque ses données représentent les faits et conduisent à une action concrète lors du prochain échange.