La pipeline di un’agenzia deve aiutare a decidere cosa fare con ogni progetto. Una colonna chiamata «interessato» serve poco se ciascun venditore la interpreta diversamente. L’obiettivo è creare fasi che descrivano progressi osservabili e permettano di individuare opportunità ferme senza dipendere dalla memoria di una persona.
HighLevel distingue il contatto, che rappresenta una persona, dall’opportunità, che rappresenta un possibile affare. La pipeline riunisce il processo e le sue fasi. Questa distinzione è utile quando un cliente chiede prima un sito e, mesi dopo, una campagna pubblicitaria. Documentazione ufficiale.
Scrivi le regole di ogni fase#
Comincia con poche fasi e definisci quali evidenze consentono di entrare e uscire da ciascuna. Una proposta iniziale per un’agenzia è: richiesta ricevuta, diagnosi effettuata, proposta presentata e decisione in attesa. Gestisci l’esito vinto o perso mediante lo stato corrispondente dell’opportunità.
«Diagnosi effettuata» richiede una conversazione e una sintesi dell’esigenza. «Proposta presentata» richiede che la proposta sia stata condivisa con la persona corretta. L’intenzione del venditore di preparare qualcosa non costituisce un avanzamento del cliente.
Per ogni fase, assegna un’azione successiva attesa e un termine interno di revisione. Il termine non deve essere identico per un negozio locale e per un’azienda che acquista tramite gara. Documenta queste differenze per interpretare correttamente un’opportunità aperta da diversi giorni.
Raccogli soltanto informazioni che consentano di agire#
Usa i campi del contatto per dati stabili della persona e quelli dell’opportunità per dati del progetto, come servizio, budget indicativo o data prevista della decisione. HighLevel supporta campi personalizzati di tipi diversi; la disponibilità negli altri moduli dipende dall’oggetto e dal tipo scelto. Documentazione ufficiale.
Comincia da servizio richiesto, responsabile, azione successiva, data del follow-up e motivo della perdita. Per categorie ricorrenti, conviene un insieme limitato di opzioni concordate. Lascia un breve spazio per il contesto aggiuntivo, senza trasformarlo nel luogo in cui nascondere tutte le informazioni importanti.
Esamina un caso completo#
Esempio ipotetico: un’azienda richiede SEO e pubblicità. Il team apre un’opportunità per il progetto congiunto se condivide budget e decisione; ne apre due se gli acquisti sono indipendenti. Dopo la diagnosi, registra chi decide, quale problema ha priorità e quando verrà rivista la proposta. Questa definizione evita di contare due volte lo stesso ricavo potenziale.
Ogni settimana, cerca opportunità senza responsabile, senza azione successiva e con informazioni incomplete. Analizza anche le perdite, distinguendo budget insufficiente, scarso allineamento e assenza di risposta. Non trasformare ogni nuova spiegazione in un’altra categoria.
Misura il tempo fra le fasi, la quota di diagnosi che arriva alla proposta e le opportunità senza follow-up. Prima di confrontare i venditori, verifica che usino le stesse regole. Il CRM è utile quando i dati rappresentano ciò che è successo e guidano un’azione concreta nella conversazione successiva.