Bei einer automatisierten Nachverfolgung müssen Anfang, Ablauf und Ende feststehen. Eine bloße Nachrichtenkette kann Personen weiter anschreiben, obwohl sie bereits ein Gespräch gebucht haben, oder denselben Lead zweimal zuweisen. Dieser Leitfaden beschreibt einen ersten Akquiseworkflow mit einem überprüfbaren Ergebnis: Jede gültige Anfrage wird erfasst, bekommt einen Verantwortlichen und erhält einen passenden nächsten Schritt.
HighLevel-Workflows verbinden auslösende Ereignisse mit Aktionen wie Datenänderungen, Kontaktzuweisungen oder Nachrichten. Jedes Ereignis und jede Aktion haben eigene Einstellungen. Prüfen Sie die konkreten Optionen vor der Veröffentlichung. Offizielle Einführung in Workflows.
Zeichnen Sie den Ablauf vor der Konfiguration#
Beschreiben Sie ihn in fünf Zeilen: Anfrage eingegangen, Daten geprüft, Verantwortlicher zugewiesen, erste Antwort und Abschluss der Nachverfolgung. Listen Sie Ausnahmen gesondert auf: bestehender Kontakt, wiederholt abgesendetes Formular, fehlende E-Mail-Adresse, Abmeldung und bereits bearbeitete Anfrage.
Wählen Sie einen Namen mit Leistung und Ziel, etwa „SEO · Diagnoseanfrage · Begrüßung“. Dokumentieren Sie Zuständigkeit und letztes Änderungsdatum. Dadurch wissen Sie, was zu prüfen ist, wenn eine neue Kampagne Besucher auf dasselbe Formular schickt.
Trennen Sie Entscheidungen von Nachrichten#
- Wählen Sie ein präzises Startsignal und beschränken Sie es auf das richtige Formular oder Verfahren.
- Prüfen Sie erforderliche Angaben und Kommunikationspräferenzen.
- Weisen Sie einen Verantwortlichen zu und legen Sie gegebenenfalls eine Verkaufschance an.
- Versenden Sie eine Bestätigung, die den weiteren Ablauf und einen realistischen Zeitraum erklärt.
- Prüfen Sie vor jeder Erinnerung erneut, ob bereits eine Antwort, Buchung oder ein Abschluss vorliegt.
- Beenden Sie den Ablauf beim Erreichen des Ziels oder auf Wunsch des Kontakts.
Für die automatisierte Erstellung von Verkaufschancen bietet HighLevel eine Option für den Fall, dass dem Kontakt bereits eine Opportunity zugeordnet ist. Stellen Sie diese nach Ihrem Geschäftsmodell ein: Eine Person kann sich berechtigterweise nach mehreren Projekten erkundigen. Aktion Create Opportunity.
Erproben Sie die Ausnahmewege#
Verwenden Sie gekennzeichnete Testkontakte und prüfen Sie sowohl das sichtbare Ergebnis als auch Ausführungsprotokolle. Senden Sie dasselbe Formular zweimal ab, buchen Sie vor der Erinnerung und simulieren Sie eine Anfrage ohne Pflichtangabe. Jeder Weg muss zu einem sinnvollen Ende führen.
Hypothetisches Beispiel: Eine Agentur bietet ein Erstgespräch an. Nach der Anfrage erhält der Verantwortliche den Kontext und der Interessent eine Bestätigung. Nach einer Buchung endet die Einladung zum Buchen. Antwortet die Person mit einer Frage, übernimmt der Verantwortliche das Gespräch. Diese Zustandsänderungen muss der Workflow berücksichtigen.
Messen Sie gültige Anfragen, Zeit bis zur Zuweisung, doppelte Nachrichten und Fälle ohne nächste Handlung. Prüfen Sie wöchentlich eine Stichprobe, selbst wenn keine technischen Fehler auftreten. Ein Ablauf kann technisch korrekt laufen und trotzdem die falsche Nachricht senden. Dokumentieren Sie bei jeder Regeländerung das behobene Problem und wiederholen Sie die betroffenen Tests vor einer Ausweitung.