WhatsApp funktioniert besser, wenn der Empfänger den Anlass einer Nachricht erkennt. Definieren Sie vor der Automatisierung, welche Anfrage fortgesetzt wird, wer sie betreut und was als Nächstes geschieht. Dieser Leitfaden behandelt bereits eingegangene Anfragen und Kontakte, die Kommunikation auf diesem Kanal erwarten.
Halten Sie drei organisatorische Angaben fest: Gesprächsursprung, Kontaktgrund und Verantwortlicher. Bewahren Sie die Kommunikationspräferenz auf und legen Sie ein klares Verfahren zum Beenden der Nachrichten auf Wunsch fest. Eine in einem Verzeichnis veröffentlichte Telefonnummer ist keine Einladung zu Werbenachrichten.
Unterscheiden Sie Antwortbausteine und Vorlagen#
HighLevel unterscheidet Snippets, also wiederverwendbare Antwortbausteine für aktive Gespräche, von genehmigten WhatsApp-Vorlagen. Außerhalb des Servicefensters von vierundzwanzig Stunden seit der letzten Nachricht des Kontakts wird für die zulässige Kontaktaufnahme eine freigegebene Vorlage benötigt. Ein Snippet ersetzt diese Freigabe nicht. WhatsApp-Snippets und Vorlagen.
Ordnen Sie Nachrichten nach Zweck: Frage beantworten, Termin bestätigen, angeforderte Informationen liefern oder einen laufenden Vorgang fortsetzen. Schreiben Sie kurze Texte, die Unternehmen und Anlass nennen. Vermischen Sie eine Serviceerinnerung nicht mit Werbung ohne Bezug zum Vorgang.
Legen Sie vor der Verwendung von Variablen fest, was bei fehlendem Namen, Datum oder Link passiert. Auch eine technisch gültige Vorlage kann mit falschen Daten Verwirrung stiften. Prüfen Sie die Vorschau mit vollständigen und unvollständigen Testfällen.
Erstellen Sie einen kleinen Ablauf#
- Prüfen Sie Konto, Kanalverbindung und ob die Person die Nachricht erwartet.
- Wählen Sie ein Ereignis, das den Kontakt rechtfertigt, etwa einen bestätigten Termin.
- Kontrollieren Sie Gesprächskontext und passendes Nachrichtenformat.
- Bestimmen Sie, wer Antworten erhält und wann diese Person eingreift.
- Beenden Sie die Nachverfolgung nach Erledigung oder einer Abmeldung.
Vorlagen haben in HighLevel verschiedene Status und benötigen vor ihrer Nutzung die Freigabe von Meta. Ihre Qualität kann sich später ändern. Prüfen Sie den aktuellen Status vor dem Aktivieren einer Automatisierung. Planen Sie auch, wie das Team bei einer nicht mehr verfügbaren Vorlage vorgeht. Vorlagenstatus und Validierung.
Messen Sie erledigte Gespräche#
Hypothetisches Beispiel: Eine Agentur bestätigt eine vom Kunden angefragte Sitzung. Die Nachricht nennt Datum, Zweck und eine Möglichkeit zur Änderungsanfrage. Benötigt der Kunde eine andere Uhrzeit, erhält ein Verantwortlicher den Kontext und bearbeitet dies vor jeder weiteren Erinnerung.
Zählen Sie Zustellungen, relevante Antworten, erledigte Vorgänge und Wünsche nach einem Nachrichtenstopp. Untersuchen Sie Versandfehler nach Ursache: Verbindung, Daten, Vorlagenstatus oder Gesprächskontext. Wiederholen Sie denselben Versand nicht ständig, ohne den Fehler zu verstehen.
Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe und prüfen Sie reale Antworten. Entscheidend ist, ob der Kanal die Erledigung erleichtert und ob das Team die entstehenden Gespräche bearbeiten kann. Die bloße Zahl versandter Nachrichten beantwortet keine dieser beiden Fragen.