Automatiser le suivi implique de décider quand il commence, ce qui se passe et quand il s’arrête. Une simple chaîne de messages peut continuer à solliciter une personne qui a déjà réservé un entretien ou attribuer deux fois le même prospect. Ce guide propose un premier workflow d’acquisition avec un résultat vérifiable : chaque demande valable est enregistrée, possède un responsable et reçoit une prochaine étape pertinente.
Dans HighLevel, les workflows associent des événements déclencheurs à des actions, par exemple mettre à jour des données, attribuer un contact ou envoyer un message. Chaque événement et chaque action disposent de leurs propres réglages ; examinez les options concernées avant de publier. Introduction officielle aux workflows.
Dessinez le processus avant de le configurer#
Décrivez-le en cinq lignes : réception de la demande, validation des données, attribution d’un responsable, première réponse et fin du suivi. Énumérez séparément les exceptions : contact existant, formulaire soumis plusieurs fois, adresse e-mail absente, désinscription et demande déjà traitée.
Choisissez un nom indiquant le service et l’objectif, par exemple « SEO · demande de diagnostic · accueil ». Documentez le responsable et la date de dernière modification. Vous saurez ainsi quoi examiner lorsqu’une nouvelle campagne dirige du trafic vers le même formulaire.
Séparez les décisions des messages#
- Choisissez un événement d’entrée précis, limité au bon formulaire ou processus.
- Vérifiez les données indispensables et les préférences de communication du contact.
- Attribuez un responsable et créez une opportunité lorsque cela correspond au processus.
- Envoyez une confirmation expliquant la suite et un délai réaliste.
- Avant chaque rappel, vérifiez à nouveau s’il existe déjà une réponse, une réservation ou une clôture.
- Terminez le suivi lorsque l’objectif est atteint ou que le contact demande l’arrêt des messages.
Pour la création automatisée d’opportunités, HighLevel propose une option qui contrôle la création lorsqu’une opportunité est déjà associée au contact. Réglez-la selon votre modèle commercial : une personne peut légitimement se renseigner sur plusieurs projets. Action Create Opportunity.
Essayez les chemins d’exception#
Utilisez des contacts de test identifiés et vérifiez le résultat visible ainsi que les journaux d’exécution. Soumettez deux fois le même formulaire, réservez avant un rappel et simulez une demande sans un champ indispensable. Chaque chemin doit aboutir à une fin cohérente.
Exemple hypothétique : une agence propose un premier entretien. Après la demande, le responsable reçoit le contexte et le prospect une confirmation. Si ce dernier réserve, il ne reçoit plus d’invitations à réserver. S’il répond par une question, le responsable poursuit l’échange. Le workflow doit tenir compte de ces changements d’état.
Mesurez les demandes valables, le délai d’attribution, les doublons et les dossiers sans prochaine action. Examinez chaque semaine un échantillon de dossiers, même en l’absence d’erreur technique. Un workflow peut s’exécuter correctement tout en envoyant le mauvais message. Lorsqu’une règle change, notez le problème corrigé et rejouez les tests concernés avant d’élargir son périmètre.