Automatizzare il follow-up richiede di decidere quando inizia, cosa succede e quando termina. Se disegni soltanto una catena di messaggi, potresti continuare a scrivere a chi ha già prenotato un incontro o assegnare due volte lo stesso potenziale cliente. Questa guida propone un primo workflow di acquisizione con un risultato verificabile: ogni richiesta valida viene registrata, ha un responsabile e riceve un passo successivo pertinente.
In HighLevel, i workflow combinano eventi che avviano un processo con azioni come aggiornare dati, assegnare contatti o inviare comunicazioni. Ogni evento e azione ha una propria configurazione; prima di pubblicare conviene controllare le opzioni specifiche. Documentazione ufficiale.
Disegna il processo prima di configurarlo#
Scrivi il flusso in cinque righe: richiesta ricevuta, dati validati, responsabile assegnato, risposta iniziale e chiusura del follow-up. Definisci separatamente le eccezioni: contatto esistente, modulo ripetuto, email assente, rinuncia alle comunicazioni e richiesta già gestita.
Usa un nome che indichi servizio e obiettivo, per esempio «SEO · richiesta di diagnosi · benvenuto». Documenta il responsabile e la data dell’ultima modifica. Saprai così cosa controllare quando una nuova campagna comincerà a inviare traffico allo stesso modulo.
Separa le decisioni dai messaggi#
- Scegli un evento di ingresso specifico e limitane l’ambito al modulo o processo corretto.
- Controlla i dati necessari e le preferenze di comunicazione del contatto.
- Assegna un responsabile e registra l’opportunità quando serve.
- Invia una conferma che spieghi cosa succederà e con quali tempi realistici.
- Prima di ogni promemoria, verifica di nuovo se sono già avvenute una risposta, una prenotazione o una chiusura.
- Termina il follow-up quando l’obiettivo è raggiunto o il contatto chiede di non riceverlo più.
Per creare opportunità tramite automazione, HighLevel offre un’opzione che controlla la creazione quando esiste già un’opportunità collegata al contatto. Configurala secondo il tuo modello commerciale: una persona può richiedere legittimamente diversi progetti. Documentazione ufficiale.
Prova i percorsi di eccezione#
Usa contatti di prova riconoscibili e controlla sia il risultato visibile sia i registri di esecuzione. Invia due volte lo stesso modulo, prenota prima del promemoria e simula una richiesta priva di un campo necessario. Verifica che ogni percorso arrivi a una conclusione coerente.
Esempio ipotetico: un’agenzia offre una consulenza iniziale. Dopo la richiesta, il responsabile riceve il contesto e il potenziale cliente una conferma. Se prenota, non riceve più inviti a prenotare; se risponde con una domanda, il responsabile continua la conversazione. Il workflow deve riconoscere questi cambiamenti di stato.
Misura richieste valide, tempo di assegnazione, messaggi duplicati e casi senza azione successiva. Controlla ogni settimana un campione di registrazioni, anche in assenza di errori tecnici. Un flusso può eseguirsi correttamente e inviare comunque il messaggio sbagliato. Quando modifichi una regola, annota il problema risolto e ripeti le prove coinvolte prima di ampliarne l’ambito.